Cet article explique comment clôturer une commande après la réception ou l'expédition. C'est la clôture qui met à jour le stock entrepôt du client : faites-la le jour même.
Prérequis
- La commande est « Planifié ».
- Un justificatif signé : bon de livraison, bordereau, CMR ou tout document attestant l'opération (10 Mo maximum).
Étapes
- Ouvrez la commande depuis « Actions requises » (filtre « À clôturer ») et cliquez sur « Clôturer la prestation ».
- Dans « Vérification des références », saisissez les quantités réelles. L'écart s'affiche face à la « Qte attendue ». Vous pouvez changer de lot, ajouter une référence non prévue ou supprimer une ligne.
- Dans « Informations de clôture », indiquez la « Date de réalisation » et ajoutez le justificatif avec « Charger un justificatif ».
- En cas d'écart ou de dommage, expliquez-le dans la « Note de clôture », juste sous les informations de clôture, (ex. « 5 colis endommagés lors du transport ») et joignez des photos. Cette note est envoyée au client.
- Validez, puis confirmez dans la fenêtre de confirmation. Le message « La prestation a bien été clôturée. » s'affiche. Le client reçoit un e-mail, qui mentionne l'ajustement s'il y a des écarts.
Clôturer plusieurs commandes
Cochez les commandes, puis « Clôturer la commande ». La date de clôture est la date prévue, les quantités sont celles prévues, et un justificatif est généré automatiquement. Pour saisir des écarts, clôturez depuis le détail de la commande.
Astuces
- Clôturez toutes les commandes traitées avant de faire un ajustement de stock : sinon vos corrections seront faussées.
- Une sortie en messagerie automatisée se clôture seule à la prise en charge par le transporteur.
En cas de problème
- « Merci de joindre un justificatif. » : ajoutez le document avant de valider.
- « Les stocks d'une ou plusieurs refs sont insuffisants pour clôturer la prestation. » : clôturez d'abord l'entrée correspondante, ou utilisez « Ajuster les stocks ».
- « Chaque commande est limitée à 20 documents » : regroupez vos fichiers.
Pour aller plus loin : Ajuster les stocks · Déclarer un no-show